De Belastingdienst heeft onlangs op haar forum voor belastingadviseurs benadrukt dat de wettelijke bewaarplicht ook geldt bij digitale communicatie. Wat moet u daaronder verstaan en wat is wijsheid?
Wettelijk gezien
Als IB-ondernemer en als dga van een BV ben je wettelijk verplicht om een goede administratie bij te houden, te voeren en te bewaren. Deze wettelijke verplichting vloeit onder andere voort uit het Burgerlijk Wetboek - natuurlijke personen (art. 3:15i lid 1) en rechtspersonen (art. 2:10 lid 1) en is opgenomen in artikel 52 lid 1 en 2 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. De administratie betreft alle gegevens van de onderneming die zowel op papier staan en/of digitaal zijn (contracten, bank¬afschriften, facturen, e-mails, balans, etc.) of elektronisch worden vast¬gelegd (boekhoudpakket, elektronisch bankieren, e-facturen, etc.). De wet heeft het over boeken (zoals een kasboek, bankboek, inkoopboek en verkoopboek), bescheiden (contracten, bankafschriften) en andere gegevens¬dragers (boekhoudsoftware).
Coronacrisis
Veel ondernemers hebben echter tijdens de coronacrisis inventieve oplossingen bedacht om toch het werk door te kunnen laten gaan. Zo hebben ondernemers diverse digitale hulpmiddelen ingezet om bijv. contacten met klanten en leveranciers te onderhouden.
Digitale hulpmiddelen
Zo kan in de haast waarmee je de overstap naar het gebruik van digitale hulpmiddelen hebt gemaakt, weleens vergeten worden dat je ook deze digitale vastleggingen moet bewaren en beschikbaar moet houden, voor zover deze tot jouw administratie behoren. De Belastingdienst heeft er recentelijk nog op geattendeerd dat er specifiek de aandacht gevestigd moet worden op:
• WhatsAppberichten en sms’jes;
• berichten op sociale media;
• digitale agenda’s en e-mails;
• gegevens over online of telefonisch verkopen.
Tip: Beperk communicatie met klanten en leveranciers tot het gebruik van e-mail, deze kun je namelijk goed via mappen bewaren. Beperk zakelijke correspondentie via sociale media, sms en WhatsApp, omdat verplichte opslag daarvan jaren later bij controle problemen kan opleveren.
• WhatsAppberichten en sms’jes;
• berichten op sociale media;
• digitale agenda’s en e-mails;
• gegevens over online of telefonisch verkopen.
Tip: Beperk communicatie met klanten en leveranciers tot het gebruik van e-mail, deze kun je namelijk goed via mappen bewaren. Beperk zakelijke correspondentie via sociale media, sms en WhatsApp, omdat verplichte opslag daarvan jaren later bij controle problemen kan opleveren.
Let bij zakelijke correspondentie met klanten, leveranciers en relaties op met WhatsApp, sms en sociale media. In principe zou je dit ingevolge de wettelijke bewaarplicht allemaal dienen te bewaren. Dat heeft de Belastingdienst kenbaar gemaakt op haar forum voor belastingadviseurs. Kies voor en beperk je bijv. tot e-mailverkeer. Dat is bij controle (achteraf) meestal beter en sneller boven water te halen.
